SOFTWARE DE GESTIÓN INTEGRADO PARA DESPACHOS NOTARIALES

La plena operatividad del sistema de gestión para notarías in4, permite a los usuarios utilizar la Integración de los Datos de la forma que mejor se adapte a su modo de trabajar. Permitiendo una integración bidireccional, es decir, la integración o envío de la información desde el editor de texto Microsoft Office Word al Programa de Gestión in4, o viceversa.

 

El sistema ayuda en la elaboración de la escritura matriz con un rápido acceso a la carpeta de modelos según el tipo de documento o a los directorios particulares de cada usuario, y con una barra de trabajo personalizada con macros y funciones de uso común.

 

El fin es la Introducción Única de Datos, mediante plantillas o modelos de escrituras personalizables según el criterio y gusto del usuario. Sólo se precisa la introducción en los modelos de las escrituras de unas variables, los llamados campos definidos. Así, para la integración desde el editor de texto al programa de Gestión in4 se usarán modelos de escrituras que contienen campos definidos como el número de protocolo, nombre del notario titular, lugar y fecha de autorización, tipo de operación, importe, numeración de los folios, etc., y otros para la introducción de las comparecencias de los otorgantes, las intervenciones de los apoderados, las descripciones de bienes inmuebles, los medios de pago utilizados, los propietarios mayoritarios o titulares reales…

 

Para la integración desde el programa de Gestión in4 al editor de texto se iniciará un expediente en el que el usuario irá introduciendo la información necesaria a los efectos de la posterior firma de la operación. Cuando estime conveniente, indicará al sistema el modelo de escritura sobre el que volcar la información, y que contendrá las variables o campos definidos previamente configurados, generando con ello la escritura matriz. Así de sencillo.

 

Nuestro Software de Gestión IN4 realiza el envío automático de los datos al Índice Único Informatizado.

 

Descubra todas las posibilidades que pueden ofrecen cada uno de nuestros productos.

GESTIÓN INTEGRADA PARA NOTARÍAS. IN4

El software de Gestión IN4, creado para los Despachos Notariales, está basado en un entorno gráfico de uso generalizado, como es el entorno Windows, recogiendo todos los beneficios de este último en su facilidad de uso, interface gráfico, multitarea que permite trabajar de forma simultánea con varias aplicaciones, integración con los programas de usuario más comúnmente utilizados, etc.

 

Veamos las características principales del sistema de gestión notarial.

 

· Homologado por el INTI S.L.U. para la remisión del Índice Único en formato XML (versión 2.1.2 del esquema),

· Interface gráfico de usuario basado en Windows,

· Diseño multiplantilla. que permite mantener abiertas varias tareas diferentes de forma simultánea (por ejemplo, se pueden estar consultando los datos de un protocolo y consultar simultáneamente los datos de un cliente ajeno a este documento)

· Absoluta integración con el tratamiento de textos Word para Notarías. Contabilidad integrada de fácil manejo, adaptada al Plan General Contable. Funcionamiento multinotario, multiempresa, soportando comunidades de bienes, Sociedades, etc.

· Emisión de facturas por múltiples criterios, permitiendo asignar a cada cliente la parte que le corresponde de los derechos Notariales.

· Gestiona documentos previos a la firma, permitiendo pasarlos a protocolo en cualquier momento.

· Completa la gestión de fincas e inmuebles, conteniendo la mayoría de las direcciones existentes en las poblaciones españolas. Interface gráfico de usuario basado en Windows.

· Fácil creación y emisión de presupuestos (tanto de los derechos Notariales, como de la tramitación de documentos en cuanto a Hacienda, Registro, Plusvalía), proformas, recibos.

· Integración con sistemas de Correo Electrónico, Internet.

· Control de seguridad por usuarios, permitiendo parametrizar las partes del programa habilitadas para cada usuario, ocultando la contabilidad, etc.

· Emisión de todos los informes necesarios para colegio, tanto en papel, como en soporte magnético, o correo electrónico.

· Funcionamiento en red en entorno cliente-servidor Base de datos en formato compatible ODBC.

· Múltiples departamentos contables (departamento notario. departamento provisiones, etc. ) permitiendo un seguimiento contable diferenciado.

· Gestión documental que permite un acceso desde cada expediente, a los documentos aportados a la matriz en formato gráfico, permitiendo su impresión como documentación unida, tanto en matriz, copias, segundas copias, etc.

· Agendas multiusuario permitiendo la planificación tanto de firma como de tareas de cada usuario del programa, gestionando (mediante avisadores) tareas que deben ser realizadas en una fecha determinada.

· Actualizado totalmente con las nuevas exigencias del notariado español (nuevos índices, integración e-notario, etc.)

 

 

SISTEMA DE COPIAS EN IN4

El Sistema avanzado de Pies y Notas “PIENSA” y la “Base de Datos Documental Completa”, permite la elaboración de las copias de las escrituras de manera distinta a la actual.

 

Hasta el momento, el Sistema Clásico de Inserción de Notas utiliza una de parametrización fija de las notas a utilizar y de su posición en las copias, junto a una base de datos documental externa modificada para facilitar su tratamiento al usuario.

 

El nuevo sistema de copias permite al usuario crear las notas necesarias, las estructuras o grupos de configuraciones distintas que precise, e indicar en cada grupo la posición numérica en la que añadir cada nota. Por ello, el resultado obtenido es el decida usuario.

 

La Base de Datos Documental Completa es propia, ha sido creada por nuestro Departamento de Desarrollo. Destaca la posibilidad de añadir la documentación unida a tamaña real, con la inserción superpuesta de los sellos redondo y cuadrado. Podrá decidir en centímetros el tamaño de inserción de las imágenes de documentación unida y de ambos sellos, y su posición en las páginas pares e impares.

TRATAMIENTO DE TEXTOS IN4

Como lo más importante en la Notaría es la gestión de documentos, Grupo Informática Notarial, basándose en su experiencia directamente reportada por sus clientes a lo largo de los años de colaboración, ha desarrollado un sistema de tratamiento de textos, totalmente integrado con la gestión notarial; de fácil manejo, aprendizaje e ilimitadas posibilidades, con las siguientes características más reseñables:

 

· Manejo de directorios para modelos, dependiendo de la selección del mismo, según tipo de documento.

· Se incluyen modelos de documentos estándar, que pueden ser utilizados o modificados a gusto del usuario, permitiendo adecuarlos a las características de trabajo de su despacho.

· Múltiples modelos de intervenciones, comparecencias, pies de matriz, copias, pidiendo se modificadas y configuradas por el usuario.

· Múltiples utilidades, que facilitan el manejo de las funciones comúnmente utilizadas, tales como gestión de fechas, plurales, frases comunes, traspaso de números a letras, interlineados, gestión de moneda Peseta-Euro, cálculo del NIF, rótulos, inserción de gráficos.

· Previsualización de los documentos, tanto de matriz, copias, o impresión normal, como cualquier otro.

· Corrector ortográfico multi-idioma (Catalán, Euskera, Gallego).

· Diccionario de sinónimos con corrector gramático.

· Permite deshacer cualquier acción anteriormente realizada, de forma que es recuperable cualquier parte borrada de un documento; así como cualquier error realizado.

· Gestión automática de la numeración de folios, permitiendo parametrizar la secuencia de los mismos (primero y siguientes, primero y anteriores, etc.)

· Impresión de carpetas para escritura incluyendo los datos de clientes, instrumentos autorizados, numeración de protocolo etc.

· Permite acceder a la base de datos de clientes existentes buscando por NIF, nombre, dirección, evitando la introducción de datos de clientes ya existentes

· Gestión de préstamos y cancelaciones, en cuanto a los importes del total de responsabilidad según principal y periodos, automatizando la introducción de datos

· Permite parametrizar la impresión de matriz y copias, seleccionando automáticamente bandeja de impresora, así como tipo de papel, permitiendo en una sola impresión la expedición de Matriz, Copias autorizadas tantas copias simples como sea necesario.

· Permite la inclusión automática de la documentación unida, calculando el número de folios y las caras para la gestión en la Ley de Tasas.

· Cálculo del arancel notarial desde el procesador de textos de forma automática según el tipo de documento, bases, número de folios.

· Traspaso de datos con un solo botón desde el procesador de textos al programa de gestión, índices, IVA, IRPF, T600, Impresos catastrales, Testamento y Activos Financieros, según el tipo de documento parametrizado.